03

ربيع الأول 1439
الموافق 21 نوفمبر 2017

وحدة علاقات الجمهور والمراسم

آخر تحديث السبت, 2017/07/01 - 09:51

وحدة علاقات الجمهور والمراسم :

الهدف العام :

ايجاد قناة تواصل بين مكتب معالي مدير الجامعة والجمهور وتمتين العلاقات الحسنة مع الجمهور من المراجعين وغيرهم ، وتنظيم آلية استقبال كبار الزور والشخصيات المهمة التي تزور الجامعة من خلال تفعيل المراسم والتشريفات المتعارف عليها بما يظهر الوجه المشرق للجامعة والقائمين عليه . 

المهام :

1.استقبال المراجعين لمكتب معالي مدير الجامعة وتوجيههم.

2.تسلُم معاملات المراجعين والتحقق من استيفائها للشروط والتأكد من سلامة وكفاية البيانات والمستندات المطلوبة. 

3.التنسيق مع الإدارات المختصة في الجامعة لإنجاز معاملات المراجعين، لتسهيل وتنظيم مراجعة المستفيدين. 

4.العمل على تحسين الخدمات المقدمة للمراجعين، وتسهيل إجراءات إنجازها وتفعيل خدمة الاستعلام الهاتفي و البريد الكتروني للتواصل مع المراجعين .

5.تبليغ المراجع بالنتيجة عن مصير معاملته، و تذليل العقبات إن وجدت، تسهيل الطرق للمراجع لمتابعة معاملته وتنسيق موعداً مع المختص وفق رغبة المراجع.

6.القيام بكافة أعمال التشريفات والاستقبال لضيوف معالي مدير الجامعة ومرافقة الضيف الزائر أثناء زيارته. 

7.تنظيم استقبال الضيف مع معالي مدير الجامعة وإعداد متطلبات ذلك من التأكد من تهيئة المكان والضيافة.

8.تحديد من يرغب معالي مدير الجامعة حضوره من مسؤولي ومستشاري معاليه أثناء استقبال الضيف .

9.التنسيق مع الإدارة العامة للعلاقات والإعلام الجامعي لتغطية زيارة الضيف عند توجيه معاليه بذلك .

10.مصاحبة الضيف الزائر عند خروجه أو جولته في أروقة الجامعة ومرافقها.

11.مراعاة ما تقضي به المراسم السعودية من أدب استقبال الضيوف وأعضاء السلك الدبلوماسي. 

12.مرافقة معالي مدير الجامعة في زيارته والتأكد من جدول وبرنامج  زيارة معاليه بوقت كاف .

13.الإعداد المسبق لكافة زيارات معالي مدير الجامعة وعرضها على معاليه قبل وقتها بزمن كاف.

14.أي مهام أخرى في مجال نشاطه على أن يتم اعتمادها من قبل معالي مدير الجامعة.