03

محرم 1439
الموافق 23 سبتمبر 2017

مهام واختصاصات أقسام إدارة المتابعة

آخر تحديث الثلاثاء, 2015/02/17 - 10:45

1- مدير الإدارة:  يتولى إدارة شـــؤون الإدارة وتوزيع الأعمال وتفويض الصلاحيات المخصصة لإدارة المتابعة وفق ما يحقق مصلحة العمل.

2- مساعد مدير الإدارة: يتولى شــــؤون الإدارة وفق ما منح له من صلاحيات على أن يكون هو من يباشر ويتابع أعمال جميع الأقسام حسب الصلاحيات الممنوحة لهم من قبل مدير الإدارة ومتابعة تنفيذها ودراسة جوانب القصور والضعف والرفع لمدير الإدارة عن كل ما من شأنه تحقيق الأهداف المنشودة من إدارة المتابعــــة.

3- قسم التدقيق: يتولى رئيـــس القسم في الوقت الحالي إنشاء الملفات الخاصة بالقسم على أن يكون هناك حفظ لجميع الملفات والمستندات مصنفة حسب الجهات التابعة لها في الجامعة ورقياً وإلكترونياً. كما يتولى توزيع الأعمال على الموظفين لديه حسب ما يراه مناسباً ويتوافق مع مصلحة العمل في نطاق اختصاصات القسم، ويتولى هذا القسم مهام إدخال بيانات جميع الموظفين الشهرية لمتابعــــة الغياب بعذر وبدون عذر والتحقق من وجود المسوغات النظامية للغياب بعذر أو الخروج من مقر العمل بمهمة أو دورة تدريبية ونحوه، ثم يتم مراجعتهــــا في القسم ذاته وتدقيقها على أن يكون هناك توقيع لمدخل البيانات وتوقيع أخر لمدقق البيانات وتوقيع رئيس القسم، علما أنه هو المسئول عن تكليف الموظف المدخل للبيانات والموظف المدقق لها ثم تحال إلى مدير الإدارة لإعتمادها وبعد إعتمادها تحال إلى قسم التحقيق لإستكمال الإجراءات النظامية حيال من يجب تطبيق الحسم عليهم، ومن ثم يتم إرسالها لإدارة شؤون الموظفين لإصدار قرارات الحسم على أن يتم طلب تزويد قسم التدقيـــق بصورة من القرار. ولا يتم التعــديل على هذه البيانات إلا بعد موافقـــة مدير الإدارة.

4- قسم التحقيق: يتولى رئيـــس القسم في الوقت الحالي إنشاء الملفات الخاصة بالقسم على أن يكون هناك حفظ لجميع الملفات والمستندات مصنفة حسب الجهات التابعة لها في الجامعة ورقياً وإلكترونياً . كما يتولى توزيع الأعمال على موظفي القسم حسب ما يراه مناسباً ويتوافق مع مصلحة العمل في نطاق إختصاصات القسم، ويتولى هذا القسم النواحي النظامية لجميع الأعمال التي تحال إليه من قسم التدقيــق وقسم الرقابــة، وبعد ذلك يتولى هذا القسم خطــابات المسائلة لجميع الموظفين ممن لم يحدد لهم صفة مسائلة معينة في لوائح خاصة بهم، وإجراء التحقيق مع الموظف أو الجهة المخالفة مع ملاحظة إنشاء ملف خاص لكل موظف تمت مسائلته أو التحقيق معه وكذلك الجهــة، ويكون مرجع حفظ هذه الملفات سكرتيـــر الإدارة في قسم الأرشيف السري وتدوين هذه الأعمال بتقارير دورية يتم تــزويد مدير الإدارة بنسخة منها . وكذلك مخاطبــة إدارة شؤون الموظفين لإصدار قرارات الحسم من واقع البيانات المرفوعة من قبل قسم التدقيق، مع طلب إفادة بتنفيــذ القرار مع ملاحظة إشعار قسم الرقابة لمتابعة التنفيذ في حال تم تأخير تنفيذ القــرار.

5- قسم الرقابة: يتولى رئيـــس القسم في الوقت الحالي إنشاء الملفات الخاصة بالقسم على أن يكون هناك حفظ لجميع الملفات والمستندات مصنفة حسب الجهات التابعة لها في الجامعة ورقيا وإلكترونياً . كما يتولى توزيع الأعمال على موظفي القسم حسبما يراه مناسبا ويتوافق مع مصلحة العمل في نطاق اختصاصات القسم، على أن يتولى القســــم متابعة بيانات الحضور والإنصراف بشكل يومــي وضمان عدم وجود تقصير في حضور جميع الموظفين في الوقت المحدد لذلك والتأكد من إقفال البيانات الساعة الثامنـــــة صباحاً مع ضرورة التأكيد على ذلك ومراسلة الإدارة رسميا لإبلاغهم بالملاحظـــات وفي حال تكرار ذلك أكثر من ثلاث مرات يتولى قسم التحقيـــق المسؤولية وفق اللوائح والأنظمة لمعالجـــة الوضع. وتـزويد مدير الإدارة بما يتم تجاه ذلك. ومتابعـــة سير الأعمال في جميع الجهات الإداريــة في الجامعة بعد أخذ التوجيه المباشــــر من مدير الإدارة. ومتابعة سير أعمال الجهات المتعاقدة مع الجامعـــــة وفق العقود المبرمة مع الجامعة، مثل الحراسات الأمنية، متعهد نقل الطالبات، مقاولين التشغيل والصيانة ونحوه.

• مع ملاحظـــة عدم توجيه أي خطاب بشكل مباشر إلى أي جهة خارج نطاق الإدارة إلا بإسم وتوقيع مدير إدارة المتابعة.