كلمة المدير
تُعد الإدارة العامة للعلاقات والمؤتمرات من الإدارات الهامة في أي منظومة إدارية أو منشأة رسمية , وذلك لارتباطها بجميع الإدارات الداخلية والخارجية , وتحمّلها مسؤولية بناء سمعة ومكانة الجامعة والمحافظة عليها , ومن هذا المنطلق تحمّلت الإدارة العامة للعلاقات و المؤتمرات مسؤوليتها منذ انطلاقة الجامعة واستطاعت أن تسجل حضورها بقوة , وتقوم بدورها بشكل جيد , حيث شاركت مع الجميع في تحمل مسؤولية التأسيس, وارتبطت بشكل يومي بجميع الكليات والعمادات والإدارات الأخرى لتكون حلقة وصل بين أركان الجامعة المختلفة ومحيطها الخارجي , وذلك من خلال برامج الاتصال المؤسسي لتساهم في خطوات التطوير وتحقق عددا من الإنجازات , وتتغلب على صعوبات البداية المتمثلة بكثرة المهام , ونقص الكوادر , وضعف الإمكانيات , وانعدام وجود قاعدة بيانات أو بنية تحتية تعتمد عليها , مع تعدد المسؤوليات من توفير التجهيزات الأساسية لمرافق الجامعة , والإعداد , والتنظيم للمناسبات والاجتماعات والفعاليات المختلفة , واستقبال ضيوف الجامعة ومنسوبيها الجدد , وتعريفهم بمرافق الجامعة , وتولي مسؤولية المطبوعات المختلفة وخلق سمعة حسنة وصورة ذهنية إيجابية ومكانة مرموقة , والتواصل الداخلي والخارجي , مع تأصيل العلاقات الإنسانية بين منسوبي الجامعة , وذلك للوصول إلى أعلى مراحل الإنتاجية في العمل , وترسيخ مبادئ التعامل المثالي بين الجميع , ومراعاة القيم والمعايير الاجتماعية والقوانين والأخلاق العامة والمستوى الوظيفي .
وقد نجحت الإدارة بحمد الله في الكثير من ذلك مع الاستمرار في بذل جهد تخطيطي متواصل لتكون نموذج مثالي في التنظيم الإداري , وترتقي بما تقدمه من خدمات وما تقوم به من مسؤوليات ومهام وإجراءات تنظيمية بما يتوافق مع أهداف الجامعة وخططها وبرامجها وهيكلها التنظيمي .
ومن أجل مواكبة التطور التقني حرصت الإدارة العامة للعلاقات والمؤتمرات على العناية بموقعها الإلكتروني وتغذيته بجميع المواد والأخبار والنشاطات ونشر الرؤية والرسالة والأهداف والاختصاصات والهيكل التنظيمي والأدلة الإرشادية والخطة التشغيلية ليكون مرجع في مجال العلاقات العامة والمؤتمرات.
نسأل الله التوفيق للجميع ،،،
مدير الإدارة العامة للعلاقات والمؤتمرات
فيصل بن محمد العتيبي
ماذا نقدم؟
• إصدار خطة سنوية تشمل برنامج للمناسبات والفعاليات والمعارض والمؤتمرات التي تقام والتنسيق بين جميع الجهات المنظمة والمشاركة فيها .
• إصدار دليل إرشادي لجميع المناسبات والفعاليات والمؤتمرات يشمل آلية التنظيم والمشاركة .
• الرفع بمقترحات لتنظيم مؤتمرات أو ملتقيات ذات مواضيع تناسب المرحلة الزمنية وتواكب الأحداث .
• إعداد مرجع متكامل عن الجامعة بوجه عام , مشتملاً على المعلومات الأكاديمية والإدارية والفنية في جميع مقرات الجامعة المختلفة.
• تزويد المصالح الحكومية والمؤسسات التعليمية بما تطلبه من معلومات عن الجامعة ,والتنسيق مع الجهة ذات العلاقة في الجامعة.
• الإشراف على المناسبات والفعاليات التي تقام في الجامعة وتهيئة مقراتها, وما يلزم لها, وإيصال الدعوات لمن تتم دعوتهم لهذه المناسبات.
• الإعداد والتجهيز والتنظيم للمعارض والمؤتمرات والندوات العلمية والفعاليات الوطنية التي تعقدها الجامعة أو تشارك فيها .
• اتخاذ الترتيبات اللازمة لاستقبال ضيوف الجامعة ومراجعيها من الأفراد والمجموعات ,وإعداد برامج الزيارة بالتنسيق مع الجهات المعنية في الجامعة لتنفيذ برامج الزيارات كل فيما يخصه.
• إدارة المسارح الجامعية ، والتنسيق مع وحدات الجامعة في الحجز، وتنظيم المناسبات فيها .
• الاتصال المباشر بالإدارات والمصالح الحكومية وغيرها من الجهات فيما يدخل في اختصاص الإدارة, مع مراعاة المستوى الوظيفي.
• المشاركة في إعداد التقرير السنوي لفعاليات وأنشطة الجامعة.
