وحدة السكرتارية التنفيذية

وحدة السكرتارية التنفيذية:

الهدف العام :

تنظيم ومتابعة وإدارة اللجان والمجالس والاجتماعات المرتبطة بمكتب رئيس الجامعة ، وممارسة دور تنفيذي فى الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد وفق لطبيعة كل عمل . 

المهام :

1.  متابعة وإدارة جميع أعمال اللجان والمجالس والاجتماعات المرتبطة برئيس الجامعة وفقاً لتوجيهات المستشار والمشرف العام على المكتب.
2. متابعة توجيهات - معاليه - بشأن أعمال اللجان والمجالس والاجتماعات والتأكد من استمرار عملها ورفع محاضرها للتوجيه بشأنها.
3. أعداد ومتابعة جدول أعمال كافة اللجان والمجالس والاجتماعات، والتأكد من انضباط سير أعمالها، ورصد جوانب القصور في أدائها لمعالجة ذلك.
4. حفظ وصيانة جميع الملفات الخاصة بأعمال اللجان والمجالس بشكل يضمن سلامتها وسرعة  استدعائها وعرضها عند التوجيه.
5. تحرير وطباعة الخطابات والمكاتبات الخاصة بجميع أعمال اللجان والمجالس والاجتماعات.
6. متابعة تنفيذ توصيات اللجان والمجالس والاجتماعات بعد اعتماد محاضرها من الرئيس، مع اللجان والمجالس نفسها ومع كافة جهات الجامعة.
7. استلام وتوجيه البريد وكافة المراسلات الواردة والمتعلقة بأعمال اللجان والمجالس وعرضه على المختص وفهرسة هذه المستندات وحفظها بعد البت فيها.
8. استلام وتوجيه وإرسال رسائل البريد الإليكتروني الخاصة باللجان والمجالس وفهرسة هذه الرسائل وأرشفتها.
9. القيام بمهام تدوين وكتابة المحاضر الخاصة باللجان والمجالس التي يرأسها معالي الرئيس، والتنسيق مع أمانات اللجان والمجالس كل فيما يخصه.