المكتب السري

الهدف العام:

سرعة انجاز المعاملات والخطابات الخاصة أو ذات الطابع السري للجهات العليا وغيرها المتعلقة برئيس الجامعة.

المهـام:

1. استقبال جميع المعاملات والخطابات السرية أو ذات الطابع الخاص بمكتب رئيس الجامعة وإكمال إجراءاتها وفق التوجيهات.
2.  استلام وعرض الأوراق التي تحتاج إلى توجيه أو توقيع – الرئيس – ذات الطابع السري وإعادتها للإدارات المختصة.
3. إصدار المعاملات الخاصة والمعاملات ذات الطابع السري إلى خارج الجامعة مباشرة وذلك بعد توقيعها من رئيس الجامعة.
4. حفظ المعاملات والخطابات والملفات السرية ضمن أرشفة المكتب السري بأسلوب يساعد على استخراج المعلومات المطلوبة بسهولة ويسر.
5.  فرز المعاملات والخطابات السرية وذات الطابع الخاص والتأكد من صحة إحالتها واكتمالها وفهرستها.
6.  تقييد جميع المعاملات السرية في الوارد والصادر وفق تقسيم رقمي خاص للمكتب السري وتنظيمها وترتيبيها ووضعها في ملفات خاصة مع مراعاة التنصيف الموضوعي لذلك.
7.  إعداد الحقيبة السرية والتي يتم تصنيفها وإعدادها من المكتب السري والخاصة بالموضوعات السرية وذات الطابع الخاص وبعثها لرئيس الجامعة لسرعة عرضها عليه حال وجوده أو سفره أياً كان مكان تواجده.
8.  توزيع صور الخطابات والقرارات السرية وفق توجيه الرئيس على الجهات المعنية بها.
9.  تنظيم أرشيف المكتب السري وتنسيقه وحفظ صور كافة المعاملات والخطابات وأساسها في ملفات مصنفة.
10. القيام بكافة أعمال النسخ والتحرير الخاصة بالمكتب السري.
11. المحافظة الكاملة على سرية المعاملات والمعلومات التي يتم الاطلاع عليها.
12. .أية مهام أخرى يمكن أن يكلف بها المكتب السري.