سمات البيئة الداخلية

• إجراء المعاملات الواردة

1. يتم استلام المعاملات الواردة لمكتب رئيس الجامعة عن طريق الاستلام المباشر من الجهات الخارجية من مراسل الجهة المرسلة أو عن طريق صندوق البريد الخاص بمكتب رئيس الجامعة، واستلام المعاملات الداخلية عن طريق نظام الاتصالات الإدارية الإلكتروني.
2. يتم توريد المعاملة في نظام الاتصالات الإدارية كوارد عام.
3. يقوم رئيس الجامعة باستعراض المراسلات الداخلية والمعاملات الواردة من جهات خارجية عن طريق نظام الاتصالات الإدارية الإلكتروني وتوجيه المعاملات وإحالتها إلكترونياً وفق الإجراءات في نظام الاتصالات الإدارية الإلكتروني.

• إجراء المعاملات الصادرة:

1. يتم إعداد المعاملة بصورتها النهائية من قِبل الجهة ذات الاختصاص.
2. يقوم رئيس الجامعة باستعراض المراسلات الداخلية والمعاملات الصادرة لجهات خارجية عن طريق نظام الاتصالات الإدارية الإلكتروني وتوجيه المعاملات إلكترونياً وفق الإجراءات المتبعة في نظام الاتصالات الإدارية الإلكتروني.

• إجراء النسخ والتحرير:

1-  يقوم قسم النسخ والتحرير بصياغة مسودة أولية للخطاب لعرضها على رئيس الجامعة للتوجيه بإجراء التعديلات المطلوبة عليها إن وجدت وأخذ الموافقة النهائية على الصياغة.

2. يتم إعداد المراسلات الداخلية والصادر الخارجي المعتمدة عن طريق نظام الاتصالات الإدارية الإلكتروني.

• إجراء المعاملات السرية:

المعاملات السرية تعامل في نظام الاتصالات الإدارية معاملة المراسلة الداخلية والمعاملة الصادرة والواردة مع مراعاة تحديد نوع المعاملة (سري) في نظام الاتصالات الإدارية الإلكتروني.

• إجراء وحدة المتابعة:

   تحال المعاملة إلكترونياً إلى قسم المتابعة لمتابعتها حسب التوجيه.

• إجراء إدارة المكتب والسكرتارية الخاصة:

1. تهيئة وتنظيم مواعيد اجتماعات رئيس الجامعة والقيام بأعمال الاختزال وتنسيق أعمال الترجمة عند الحاجة.
2. إعداد برامج مقابلات رئيس الجامعة وعرضها في كل يوم للتأشير بموجبه.
3. استقبال وتلقي الاتصالات الهاتفية الخاصة وإحالتها لرئيس الجامعة حسب التوجيهات المسبقة بشأنها.
4. ضرورة التأكد من كافة اجهزة الاتصالات الخاصة برئيس الجامعة) الهاتف الخلوي – الهاتف الجوال – فاكس – بريد الكتر ونى – الشبكة الداخلية – التحويلات الداخلية والخارجية – الاتصال الشبكي – الاتصال المرئي – نظام المجالس واللجان).
5. التأكد من موقع اجهزة الاتصالات وكيفية تقسيمها (مكان اجهزة الاتصالات المرتبطة بالقيادة العليا على الناحية اليمنى، وبقية الاجهزة على الناحية اليسرى من المكتب، التأكد من وضع سماعات الهاتف في مكانها الصحيح على الجهاز، والاحتفاظ بأحدث الادلة والنماذج الهاتفية منها ما هو خاص بكبار المسئولين والاخرى لغيرهم.
6. إجراء كافة الاتصالات السرية والخاصة برئيس الجامعة الداخلية والدولية، وتفريع رسائل البريد الإلكتروني ورسائل الجوال ورقياً وعرضها على معاليه.
7. استقبال المراجعين والرد على استفساراتهم شخصياً أو هاتفياً أو الكترونياً.
8. ترتيب مواعيد طلبات المراجعين لمقابلة رئيس الجامعة.
9. متابعة البريد الإلكتروني لمكتب رئيس الجامعة والرد على الاستفسارات التي ترد على البريد الإلكتروني.
10. ترتيب الاجتماعات والمقابلات لرئيس الجامعة سواءً من داخل الجامعة أو من خارجها.
11. الإشراف على قاعة استقبال الضيوف من خارج الجامعة وتجهيزها بالضيافة اللازمة.
12. تنسيق رحلات رئيس الجامعة خارج الجامعة لحضور المؤتمرات وورش العمل.