مهام مديـــــــر المكتـــــــــب :
الهدف العام:
إيجاد إدارة متمكنة وخاصة تقدم كافة الخدمات الإدارية والفنية بكفاءة وإتقان لمعالي رئيس الجامعة لإنجاز الأعمال الهامة والسرية ، وتكون موضع ثقة معالي رئيس الجامعة في حفظ أسرار العمل وترتيب أعماله وتسجيل معلوماته وتنظيم وقته بشكل دقيق بسهولة ويسر.
المهــام :
1.تهيئة وتنظيم مواعيد اجتماعات معالي رئيس الجامعة و القيام بأعمال الاختزال وتنسيق أعمال الترجمة عند الحاجة.
2.إعداد برامج مقابلات معالي رئيس الجامعة وعرضه كل يوم للتأشير بموجبه .
3.استقبال وتلقي الاتصالات الهاتفية الخاصة وإحالتها لمعالي رئيس الجامعة حسب التوجيهات المسبقة بشأنها.
4.ضرورة التأكد من كافة أجهزة الاتصالات الخاصة بمعالي رئيس الجامعة ( الهاتف الخاص – الهاتف الجوال – فاكس – بريد الكتروني – الشبكة الداخلية – التحويلات الداخلية والخارجية – الاتصال الشبكي - الاتصال المرئي – نظام المجالس واللجان ).
5.التأكد من موقع أجهزة الاتصال وكيفية تقسيمها:( مكان أجهزة الاتصالات المرتبطة بالقيادة العليا على الناحية اليمنى ،وبقية الأجهزة على الناحية اليسرى من المكتب ،التأكد من وضع سماعات الهاتف في مكانها الصحيح على الجهاز، الاحتفاظ بأحدث الأدلة والنماذج الهاتفية منها ما هو خاص بكبار المسئولين والأخرى لغيرهم .
6.إجراء كافة الاتصالات السرية والخاصة بمعالي رئيس الجامعة الداخلية والدولية ، وتفريع رسائل البريد الإلكتروني ورسائل الجوال ورقياً وعرضها على معاليه .
7.ضرورة معرفة أماكن تواجد معالي رئيس الجامعة أثناء اللقاءات والاجتماعات وتأمين الاتصالات له ،التأكد من صحة الأرقام المطلوبة في اتصالات معاليه.
8.تنظيم وترتيب رحلات سفر معالي رئيس الجامعة الداخلية والخارجية من خلال الاستعلام عن وسيلة السفر المفضلة، والاستفسار عن موعد السفر والعودة وإجراء الحجز المناسب ،و ترتيب حجوزات الفنادق لمعالي رئيس الجامعة والمرافقين لمعاليه.
9.إعداد جدول خط سير الرحلة،وإعداد المعلومات والبيانات اللازمة في السفر للمكان المراد السفر له،والاتصال بالأشخاص والجهات التي سوف يلتقي بها معالي رئيس الجامعة في المكان المراد السفر له وإعداد الترتيبات المالية اللازمة.
10.تجهيز وإعداد ملف متكامل عن رحلة سفر – معاليه- يتضمن جدول أعمال كل يوم والمعلومات والأوراق التي يحتاجها .
11.التصرف في المسائل الروتينية وعدم إشغال معالي رئيس الجامعة بها .
12.إعداد قائمة بأسماء الزوار المهمين والشخصيات المسئولة بالتنسيق مع وحدة العلاقات والمراسم .
13.إعداد بيان بالمكالمات الهاتفية الواردة أثناء اجتماع معالي رئيس الجامعة أو انشغاله ،والاتصال بمعالي رئيس الجامعة من وقت لآخر لإعلامه بالأحداث الهامة ، إعداد أبرز المعاملات والاتصالات وقائمة الزور لإطلاع معالي رئيس الجامعة عليهما فور عودته من سفره ، أو عند الاجتماعات المطولة للتوجيه بشأنها.
14.وضع ملف للموضوعات التي تم البت فيها، وملف للموضوعات المؤجلة، وملف لما يتم التوجيه بدراسة ومتابعته مع جهات أخرى بالتنسيق مع وحدة المتابعة بالمكتب .
15.تنظيم مقابلات الزوار من الشخصيات المهمة ورجالات الدولة وله تقييم المقابلات الضرورية ، كما على السكرتير الخاص تحديد المقابلات الخاصة بمواعيد محددة مسبقاً بتوجيه من معالي رئيس الجامعة .
16.العناية بمكاتب السكرتارية الخاصة وصالة الاستقبال وتجهيزها لراحة الزوار وإعداد مكان خاص لكبار الضيوف بالتنسيق مع وحدة علاقات الجمهور والمراسم.
17.يتولى مدير المكتب إعداد ومراجعة مفكرة معالي رئيس الجامعة يومياً، تتضمن جميع المواعيد والمقابلات، وضرورة إبلاغ معالي رئيس الجامعة قبل دخول الزائر،و معرفة أماكن تواجد معالي رئيس الجامعة باستمرار لتذكيره بالمواعيد.
18.لمدير المكتب ومن يكلفه في السكرتارية الخاصة فتح البريد السري وتنظيمه من خلال ملفات العرض وفقاً لتصنيف محدد .
19.حضور لقاءات معالي رئيس الجامعة العامة والخاصة عند التوجيه بذلك وتلخيص مجمل اللقاء ، وتلخيص المقالات المهمة لتوفير الوقت و تمكين معالي رئيس الجامعة من التفرغ لمهامه الأخرى.
20.مساعدة معالي رئيس الجامعة في الاجتماعات والحفلات ومعرفة مكانه جلوسه و أوراق مشاركته.