الخطوة الرابعة : إعداد الإجراءات الإدارية والنماذج الخاصة

الخطوة الرابعة : إعداد الإجراءات الإدارية والنماذج الخاصة

لتحقيق النتيجة المرجوة من هذا البرنامج لابد من إعداد كافة النماذج الخاصة باستقطاب هذه الفئة وطباعتها وتهيئتها بصورتها الأخيرة، والعمل على إنجاز كافة الإجراءات الإدارية والقانونية الخاصة بذلك، وحجز عدد من الوظائف التعليمية لهم، إضافة إلى التواصل المباشر مع كافة الملحقيات الثقافية في تلك الدول للتعرف على مواعيد تخرجهم أو ما يسمى بيوم المهنة، أو الحصول على معلومات إضافية يمكن أن تساهم وتسرع في عملية استقطابهم، إضافة إلى أهمية تكوين فرق العمل المكلفة بمقابلة هؤلاء الطلاب والتفاوض معهم واستخراج كافة التأشيرات وتذاكر السفر اللازمة وترتيب السكن لأعضاء الوفد.

وهناك عدد من الخطوات العملية التي تم التركيز عليها في برنامج استقطاب ومن أهمها:

.  تكوين فرق عمل خاصة لاستقطاب هؤلاء الطلاب في مقار دراستهم.

· بناء صفحة إلكترونية على شكل قاعدة بيانات تفصيلية لكل من يرغب الالتحاق بالبرنامج، ونشرها بين المبتعثين.

·  الإعلان المباشر في مواقع الملحقيات الثقافية.

· العمل على إرسال بريد الكتروني لكافة الطلاب المستهدفين بالبرنامج في تلك الدول.

· الإعلان المباشر في مواقع الطلاب المبتعثين والمواقع الإلكترونية الأخرى.

· مقالات تعريفية عن برنامج " استقطاب" في جامعة المجمعة في المجلات الخاصة بالملحقيات الثقافية.

· إعلانات مدفوعة في مجلات الملحقيات الثقافية.

· الاتصالات الشخصية عن طريق عمداء ومنسوبي الجامعة.