يتم تقديم الطلبات إلكترونياً فقط مصحوبة بصور الأوراق الثبوتية من: وثيقة تخرج - كشف الدرجات - صورة من بطاقة الهوية الوطنية – السيرة الذاتية - معادلة الدرجة في حالة الحصول على المؤهل من الخارج - شهادات الخبرة – شهادات الدورات والدبلومات التي اجتازها إن وجدت .
. في حالة عدم انطباق واحد أو أكثر من شروط البرنامج علي المتقدم يتم إرسال رسالة بريد إلكتروني له توضح للمتقدم أسباب استبعاد طلبه ( قد يتأخر الرد لبعض الوقت نظراً لكثرة الأعداد المتقدمة للبرنامج ) .
. في حالة انطباق الشروط على المتقدم يتم إعداد خطابات مرفق معها ملفه إلي الكليات المعنية بالجامعة .
. يتم التواصل مع المتقدم سواء في حالة قبوله من الكليات المعنية أو رفضه وإبلاغه بأخر المستجدات .
. المقابلات الشخصية للمرشحين سوف تتم إلكترونيا عبر برنامج Skypeمن خلال القسم العلمي المعني.
. عند صدور موافقة مجلس القسم الأكاديمي المختص والكلية على المتقدم سوف تجرى مقابلة شخصية مع المرشح في يوم المهنة من قبل اللجنة المعنية
. يتم إعداد خطاب لوحدة شؤون المعيدين والمحاضرين بالجامعة مرفق معه توصية مجلس القسم بالكلية المعنية لإتمام إجراءات التعيين المعتادة.
. بعد الحصول على موافقة مجلس الجامعة على التعيين يقوم البرنامج بمتابعة المعاملة مع عمادة شؤون أعضاء هيئة التدريس حتى يتم التعيين بصورة نهائية.
. بعد التعيين يحق للمبتعث مواصلة الدراسة في بلد الابتعاث وإكمال إجراءات التعيين وهو في بلد الابتعاث.